Projektauftrag
Der gemeinnützige Verein NEUSTART bietet vielfältige Leistungen im Bereich der Resozialisierungshilfe für Straffällige und der Unterstützung von Opfern. Neustart leistet wertvolle Präventionsarbeitet, die IT-gestützt noch effizienter abgewickelt wird. Das vorhandene Klienten-Dokumentationssystem war in die Jahre gekommen und wurde durch eine maßgeschneidete Lösung ersetzt. Zusätzliche Funktionen erleichtern die Terminplanung und Organisation der Mitarbeiter, die täglich in der Klientenbetreuung unterwegs sind.
Das neue Klienten-Dokumentationssystem eröffnet dem Verein Neustart viele zusätzliche Möglichkeiten. Bisher gab es nur Verlaufseinträge zu den Klienten. Nun sind zusätzlich Termine, relevante E-Mails und Benachrichtigungen erfasst. Die Kalendereinträge können einfach über eine Schnittstelle in den persönlichen Kalendern unserer Sozialarbeiter übernommen werden. Die Software ist auch fit für mobile Anwendungen und erlaubt eine Synchronisation der Termine mit dem Handy. Ebenso lassen sich Wartelisten für Gruppenakten und den Wohnbereich in der Applikation einfacher verwalten als mit den bisher genutzten Excel-Listen.
Die personenbezogenen Daten sind weiterhin dank des ausgeklügelten Berechtigungssystems, das zwischen den unterschiedlichen Rollen wie Sozialarbeitern, Verwaltungskräften, Abteilungsleitern und Geschäftsführung unterscheidet, sicher verwahrt. Das System unterstützt zudem den sogenannten Fachaufsicht-Prozess, welcher zur Überprüfung der Richtlinien des Qualitätshandbuchs dient.
Für mehr Effizienz sorgt auch der Workflow für das Berichtswesen: Dieser versorgt die Schnittstelle zum elektronischen Rechtsverkehr und vereinfacht damit die Korrespondenz mit den Gerichten maßgeblich. Somit können beispielsweise Berichte der Sozialarbeiter einfach ins System hochgeladen, vom Abteilungsleiter genehmigt, danach automatisiert ins ERV-System weitergeleitet und damit zeitnah den Gerichtsmitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Auch weitere klientenrelevante Dokumente, wie Gerichtsurteile, lassen sich direkt in der Applikation aufrufen. Darüber hinaus gibt es automatisch erstellte To-do-Listen und praktische Erinnerungsfunktionen, unter anderem für Genehmigungen. Die umfangreiche Unterstützung durch die Applikation bietet Hilfestellung bei der Reflexion der Fallbearbeitung und trägt somit zur Professionalisierung der täglichen Betreuungsarbeit bei.
Aufgabe der ITCS Firma
Was waren konkret die Aufgaben der ITCS Firma
Vorgehen bei der Umsetzung
Kundennutzen
Weiterführende Informationen:
https://www.dccs.at/neustart-klientendokumentation
Andreas Wind